Plantilla de política de guía de holgura de la empresa

Introducción a la guía floja

Slack es una gran herramienta de comunicación, especialmente para una empresa híbrida o distribuida. Pero no siempre es el mejor modo de comunicación. A veces, un correo electrónico, una llamada o una reunión pueden ser más adecuados. Considere lo que está enviando o discutiendo para decidir si Slack es su mejor opción.

Si alguien te envía un mensaje de Slack y crees que no es el lugar adecuado para discutir el tema en cuestión, debes informarle al remitente y sugerirle una alternativa. Se le anima a hacer eso. "¡Hola! Parece que sería mejor discutir esto en una llamada. ¿Estoy libre ahora si tú lo estás?

Algunos equipos también tienen normas establecidas, estas se te deben explicar cuando estás incorporado, pero si algo no está claro, siempre puedes preguntar. Es importante que no te pierdas información importante porque no sabías cómo unirte a un determinado canal o no entendías una norma del equipo sobre el uso de Slack.

Los mensajes directos de Slack no deben utilizarse para obtener aprobaciones formales (por ejemplo, ascensos) ni nada que requiera un seguimiento de auditoría. Para aprobaciones utilice el correo electrónico.

Convenciones de nomenclatura de canales de Slack

A continuación se muestran algunas convenciones de nomenclatura comunes [que le sugerimos que utilice] que le ayudarán a buscar el canal que está buscando.

Convenio de denominación	Usar
#preguntar-{nombre del equipo}	Un lugar para hacerle una pregunta a un equipo.
#{nombre del equipo}-diario	Las actualizaciones diarias de un equipo (entradas y salidas) se publican en estos canales. Puede unirse al canal para ver las actualizaciones si el trabajo de ese equipo es relevante para usted. Estos canales no se utilizan para conversaciones generales del equipo.
#{nombre del equipo}	Un canal para que los miembros de ese equipo colaboren juntos.
#{nombre del lugar}	Usamos estos canales como #newyork para comunicarnos con un grupo específico de empleados, generalmente actualizaciones de la oficina.

Tenga cuidado con la sobrecarga del canal. Al crear un canal, pregúntese si un grupo de DM sería más apropiado. Los canales tienden a vivir durante mucho tiempo con personas que se van o se unen; si su necesidad es más temporal, un grupo de DM puede ser más adecuado.

Configurar holgura

completa tu perfil

Complete su perfil con su nombre completo, cargo, correo electrónico, teléfono (cuando corresponda).

Configura tus preferencias de notificaciones

Puedes hacer clic en el nombre de tu perfil en la esquina superior derecha de la aplicación de Slack e ir a preferencias.
Allí puede elegir cuándo recibir notificaciones en su teléfono o PC/MacBook.

Si las personas te ven activo en Slack, asumirán que puedes hablar. También puedes configurar tu calendario de notificaciones para no recibir notificaciones fuera de tu horario laboral:

Integrar el Calendario de Google

La integración de GCal actualizará automáticamente tu estado en Slack para que la gente sepa, por ejemplo, cuando estás en una reunión.

 

Uso diario

Si quieres tiempo para concentrarte; desactivar las notificaciones

Puede establecer un período de tiempo para su actualización; es una medida profesional usarlo para no desactivar accidentalmente las notificaciones durante el resto del día.

Puedes ver cuando alguien ha pausado sus notificaciones:

Si algo es importante y urgente, puede elegir "¿Notificar de todos modos?" para anular sus notificaciones pausadas:

Desactiva las notificaciones para canales donde no necesitas notificaciones en tiempo real

Esto es particularmente útil en canales muy concurridos, especialmente si usted es más un observador que un participante activo. (Si alguna vez solo observas, considera si dejar el canal sería mejor para ti). También puedes optar por silenciar un canal para reducir aún más su presencia.

Deje los canales con los que no está interactuando

Con el tiempo, es fácil unirse a decenas de canales. Por sí solos, cada uno probablemente no te distraiga mucho. Pero con el tiempo, la distracción combinada de esos 10 marcará la diferencia. Si no necesitas estar allí, vete; Hay muchas otras formas para que alguien se comunique contigo y siempre puedes volver a unirte.

Slack te notificará periódicamente sobre los canales que rara vez utilizas. Es una buena práctica revisar las sugerencias y dejar aquellas con las que no estás interactuando:

Mantén tu estado actualizado

Si has integrado tu Google Calendar con Slack, tu estado se actualizará automáticamente cuando estés en una reunión para que la gente sepa que estás ocupado. Pero puede haber ocasiones en las que desees actualizar tu estado manualmente.

A menudo es útil agregar contexto a su estado; por ejemplo, cuando esté en PTO, puede agregar la fecha en la que regresará:

Las secciones mantienen los mensajes directos organizados

Las secciones hacen que sea rápido y fácil llegar al DM que más usas, a menudo tu equipo

Conviértete en un profesional de Slack

Usar atajos de teclado para navegar en Slack te ahorrará mucho tiempo. Por ejemplo, saltar a una conversación específica o retroceder o avanzar son excelentes ejemplos.

Pautas de mensajería

[Siéntase libre de modificar o agregar reglas y pautas de mensajería para su personal aquí].

Utilice @channel y @here con extrema precaución

Sólo deben usarse para mensajes importantes y urgentes. Si usa @channel o @here, asegúrese de que su mensaje contenga suficiente información para que alguien sepa si debe responder o si puede ignorarlo. Por ejemplo, "@canal, mira el mensaje de arriba" no es útil.

Cuando pones @aquí en tu mensaje, todos los usuarios que sean miembros del canal en el que estás publicando y que estén activos recibirán una notificación.

Cuando pones @canal en tu mensaje, todos los usuarios que sean miembros del canal que estás publicando recibirán una notificación sin importar si configuraron no molestar o incluso silenciar el canal. Las personas que están dormidas se despertarán y revisarán su mensaje durante sus reuniones.

No esperes una respuesta inmediata

Slack es una excelente manera de hablar directamente con las personas de una manera más directa, pero es posible que las personas estén haciendo algo que no se puede dejar en el medio o que tengan otra charla muy importante.

Si necesitas comunicarte con alguien urgentemente puedes enviarle un mensaje explicándole exactamente eso, pero si no ves una respuesta de inmediato no tiene sentido enviar más mensajes. Existen otras formas de comunicarse con un compañero de trabajo si algo es urgente.

Utilice hilos en canales y conversaciones grupales

Los hilos ayudan a realizar un seguimiento de las conversaciones y, lo más importante, las respuestas en los hilos no notifican en absoluto a todos los miembros del canal.

Solo se notificará al creador principal de la publicación y luego solo las personas que hayan publicado en el hilo recibirán notificaciones de forma predeterminada.

No digas simplemente "Hola"

No envíes un DM a alguien diciendo “Hola” y lo dejes ahí. Haga la pregunta que le gustaría que le respondieran de inmediato.

Confirmar mensajes con reacciones.

En lugar de enviar una respuesta de una palabra como "OK", "Genial" o "gracias", considere usar un emoji como un pulgar hacia arriba. Eso ayudará a reducir la interrupción (sin notificación o aviso no leído para el destinatario) pero al mismo tiempo mantendrá la cortesía. Usar atajos de teclado para emojis también puede ahorrar tiempo

Evite enviar varios mensajes cortos que deberían ser un solo mensaje. Las notificaciones individuales son una molestia para el destinatario y son difíciles de leer.

Respetar el estatus de alguien.

Si dicen No molestar, déjalos en paz si puedes. Considere enviar un correo electrónico en su lugar. Si es urgente e importante, continúe y haga clic en "¿Notificar de todos modos?" para que reciban una notificación.

Considere programar su mensaje para enviarlo más tarde

Si bien la mayoría de las personas tendrán las notificaciones en pausa fuera de su horario laboral, también puedes ayudar usando la opción de Slack para programar tu mensaje para enviarlo más tarde. Slack te mostrará la hora local de la persona a la que estás enviando el mensaje;

Emojis de uso común para estados y reacciones

Si alguna vez no está seguro del significado previsto de la reacción de alguien a su mensaje, solicite una aclaración.
Pasar el cursor sobre el emoji de estado de alguien puede proporcionar contexto adicional:

Estados comunes	Significado
🌴	estoy en toma de fuerza
⛔ y 🚫	Estoy ocupado, no molestar (o en PTO con integración de Google Calendar/Slack)
🗓	estoy en una reunión
🏢	estoy en la oficina
🥣	estoy almorzando
🤒	estoy enfermo

 

Emojis de reacción común	Significado
👀	Estoy investigando tu mensaje/pregunta.
🙏	Gracias
✅	Adelante/acordado/aprobado

Algunos canales que podrían interesarte

[Aquí puedes agregar tus canales públicos, especificar los temas y brindar información útil].

Canal	¿Qué es?
#Nombre del Canal	¿Cuál es el propósito de este canal? ¿Cómo puede alguien unirse?
#nombre_canal_2	…
#nombre_canal_3	…

Este es el final de nuestra plantilla de guía de Slack. Puede descargarlo fácilmente haciendo clic en el enlace en la barra lateral derecha.

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